Profil Pusat Penjaminan Mutu

PROFIL PUSAT PENJAMINAN MUTU

Pusat Penjaminan Mutu (UPM) Poltekkes Kemenkes Palembang dipimpin oleh Kepala Pusat Penjaminan Mutu yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan secara teknik dibawah pembinaan Wakil Direktur I.  Setiap program studi juga terdapat Penanggung Jawab Penjaminan Mutu Prodi yang bertanggungjawab dilaksanakannya sistem penjaminan mutu di  program studi masing-masing.

Visi :

• Menjadi pusat yang konsisten dan terpercaya dalam memfasilitasi pelaksanaan siklus sistem penjaminan mutu internal secara sinergis di Poltekkes Kemenkes Palembang.

Misi :

1. Melaksanakan siklus penjaminan mutu akademik dan non akademik secara berkelanjutan pada seluruh unit kerja di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang.
2. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan siklus penjaminan mutu akademik dan non akademik di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang.
3. Melakukan audit mutu internal dalam bidang akademik dan non akademik di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang.
4. Mengawal akreditasi institusi dan sertifikasi unit kerja di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang.
5. Meningkatkan budaya mutu organisasi seluruh stakeholders.

Pada tingkat Direktorat Poltekkes, Pusat Penjamin Mutu dipimpin oleh seorang Kepala Pusat dengan dibantu oleh Koordinator Sistem Penjaminan Mutu Internal,  Koordinator Sistem Penjaminan Mutu Eksternal dan tenaga Administrasi dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Kepala Pusat Penjaminan Mutu bertanggung jawab langsung kepada Direktur, serta berkoordinasi dengan para Wakil Direktur dan kepala unit-unit kerja dalam pelaksanaan penjaminan mutu Poltekkes Kemenkes Palembang.

TIM PUSAT PENJAMINAN MUTU

Penanggung Jawab           : Muhamad Taswin, S.Si, Apt, MM, M.Kes (Direktur)

Pengarah                             :

• Diah Navianti, S.Pd, M.Kes (Wakil Direktur I)
• Dra. Ratnaningsih Dewi Astuti, Apt, M.Kes (Wakil Direktur II)
• Lukman, S.Kep, Ners, MM, M.Kes (Wakil Direktur III)

Ketua                                       : Sri Endriyani, S.Kep, Ns, M.Kep

Koordinator SPMI                  : Sari Wahyuni, SST, M.Keb

Koordinator SPME                 : Intan Kumalasari, APP, MKM

Tenaga Administrasi             : Sya’adah Romadona, S.Tr.Kom

Penanggung Jawab Mutu Program Studi      :

1. Dr. Rosnani, S,Kp, M.Kep.Sp.Mat (Prodi D-3 Keperawatan Palembang)
2. Eva Oktaviani, Sp.Kep.An (Prodi D-3 Keperawatan Lubuk Linggau)
3. Eka Harsanto, S.Kp, M.Kes (Prodi D-3 Keperawatan Baturaja)
4. Kamesyworo, SST.MM (Prodi D-3 Keperawatan Lahat)
5. Ahmad Sadiq, SKM, MKM (Prodi D-3 Gizi)
6. Aprilia Ayu Shinta Yuka, SST. MKM (Prodi D-3 Kebidanan Palembang)
7. Rita Kamalia, SPd, M.Kes (Prodi D-3 Kebidanan Muara Enim)
8. Dewi Marlina, S.Far, Apt, M.Kes (Prodi D-3 Farmasi)
9. Dian Adhe Bianggo NauE, SST., M.Biomed (Prodi D-3 TLM)
10. Sri Wahyuni, M.Kes (Prodi D-3 Kesehatan Gigi)
11. Kamsul, SST, M.Kes (Prodi D-3 Sanitasi)
12. Prahardian Putri, S.Kp, M.Kes (Prodi D-4 Keperawatan Palembang)
13. Imelda Telisa S.Gz, MP (Prodi Sarjana Terapan Gizi & Dietika)
14. Kharisma Virgian, SST. M. Keb (Prodi Str Kebidanan dan Pendidikan Profesi Bidan)
15. Sri Sulpha Siregar, SST., M.Biomed  (Prodi Sarjana Terapan TLM)

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Tugas Pokok dan Fungsi :

1. Perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal secara keseluruhan di Poltekkes Kemenkes Palembang dengan siklus PPEPP (Penetepan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan). 
2. Penyusunan perangkat dokumen (kebijakan mutu, manual mutu dan standar mutu) yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
3. Pengembangan sistem informasi penjaminan mutu.
4. Pelaksanaan monitoring sistem penjaminan mutu.
5. Pelaksanaan audit mutu akademik internal dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
6. Koordinasi dengan penanggung jawab penjaminan mutu di masing-masing program studi.
7. Persiapan dan pelaksnaan kegiatan terkait sistem penjaminan mutu eskternal.
8. Penyusunan laporan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal.

Poltekkes Kemenkes Palembang telah merumuskan dokumen dalam bentuk Manual Mutu, Kebijakan Mutu SPMI sesuai SK Direktur dengan nomor SK HK.02.04/1.1/1136.a/2015 pada tanggal 12 Mei 2015, Standar Mutu, dan Prosedur Kerja, Kebijakan dan Prosedur Audit (Manual Audit), Borang Audit (Pendidikan, pengabmas dan Penelitian).

Poltekkes Kemenkes Palembang memiliki 33 standar SPMI yang terdiri dari: 24 standar nasional pendidikan tinggi, terdiri dari 8 standar pendidikan, 8 standar penelitian dan 8 standar pengabdian agar dapat dilaksanakan di semua program studi.  Poltekkes Kemenkes Palembang juga telah menetapkan 9 standar turunan yang merupakan standar turunan dari standar SPMI Poltekkes Kemenkes Palembang, yang meliputi standar jati diri, standar visi misi, standar tata pamong, standar kerjasama, standar suasana akademik dan kebebasan mimbar akademik, standar kemahasiswaan, standar pengelolaan alumni, standar sumber daya manusia, dan standar pengelolaan keuangan.

Penanggung jawab Penjaminan Mutu Prodi juga melaksanakan Standar SPMI dan SOP yang dibuat sebagai pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan indikator penilaian kinerja dari setiap aspek managemen yang berada pada Poltekkes kemenkes Palembang, disamping itu juga sebagai upaya menjaga sistem pendokumentasian yang terkendali dimana pada setiap SOP sebanyak 137 SOP yang dirumuskan memuat formulir-formulir kerja (Fr) sejumlah 525 Formulir Kerja.

Sasaran mutu Perguruan Tinggi. Sasaran Mutu Poltekkes Kemenkes Palembang disusun guna mencapai  visi dan misi Poltekkes Kemenkes Palembang,dan disusun pertahun.

SASARAN MUTU TAHUN 2023

 Sasaran mutu akan dimonitoring oleh Pusat Penjaminan Mutu setiap semester dan di akhir tahun dilakukan evaluasi sebagai dasar untuk penyusunan sasaran mutu tahun berikutnya.

Poltekkes Kemenkes Palembang telah menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI-PT) sesuai dengan amanah undang-undang Nomor 12 tahun 2012 dengan melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal dengan dibentuknya Unit Penjaminan Mutu pada 11 Juni 2012 Poltekkes Kemenkes Palembang membuat KOMITMEN untuk Menerapkan dan Mengembangkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan pada tanggal 22 Juli 2013 Politeknik Kesehatan Palembang telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dari Badan Sertifikasi yaitu SAI Global dengan nomor sertifikat: QEC30343. 

Pengelolaan sistem manajemen mutu Poltekkes Kemenkes Palembang mengacu pada pedoman sistem penjaminan mutu internal (SPMI) SN-DIKTI. Dalam pelaksanaan peningkatan dan pengendalian mutu Poltekkes Kemenkes Palembang melaksanakan 33 standar SPMI, 137 SOP, melaksanakan Audit Mutu Internal, Evaluasi Dosen dan survey kepuasan pelanggan secara berkala.

Pelaksanaan sistem penjaminan mutu Poltekkes Kemenkes Palembang juga dilakukan dengan Audit Mutu Internal dan Audit Mutu Eksternal. Pusat Penjaminan Mutu Poltekkes Kemenkes Palembang telah merumuskan Manual Audit yang berisikan Kebijakan audit dan Borang Audit sebagai acuan dalam pelaksanaan audit internal yang dilakukan secara berkala setiap setahun sekali dan dilaksanakan oleh tim auditor yang di tugaskan langsung oleh Direktur. Auditor mencocokkan dan melihat kesesuaian dan ketidakkonsistenan pada pelaksanaan standar SPMI yang tercantum dalam borang audit,  prosedur kerja pada setiap bagian yang akan di audit, selanjutnya auditor merumuskan rekapitulasi hasil temuan audit bersama auditi.

Rekapitulasi hasil temuan audit disusun dalam laporan untuk dilakukan pengkajian ulang di tingkat manajemen dalam rapat tinjauan manajemen dengan tujuan merencanakan tindak lanjut temuan audit. Hasil rapat tinjauan manajemen ini juga dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan dan kebijakan pihak pengelola dalam pelaksanaan proses pendidikan, penelitian, pengabmas dan tata kelola.

Penentuan rencana tindak lanjut terhadap peningkatan mutu Poltekkes Kemenkes Palembang dilaksanakan sesuai hasil temuan Audit Mutu Internal. terdapat dua kategori temuan yang akan ditindaklanjuti yaitu temuan Minor dan Temuan Mayor. Temuan Minor akan segera ditindaklanjuti dalam waktu yang telah disepakati antara auditor dan auditi, sedangkan temuan yang sifatnya Mayor harus menjadi prioritas kebijakan untuk ditindaklanjuti.

Persiapan Audit Internal meliputi: 1) Membentuk Tim Auditor yang berasal dari masing-masing Prodi; 2) Menyusun jadwal audit internal; 3) Melakukan pertemuan dengan auditor untuk menyusun instrumen sebagai bahan audit internal sesuai dengan standar nasional pendidikan Pendidikan Tinggi terutama dalam hal Tridharma Perguruan Tinggi. Instrumen tersebut dituliskan pada formulis audit internal. Tim auditor menetapkan pembagian tugas; 4) Memberitahukan perihal pelaksanaan audit internal kepada auditi satu bulan sebelumnya.

Proses pelaksanaan audit internal dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan bersama. Audit internal dilaksanakan pada jam kerja yang dikoordinir oleh Pusat Penjaminan Mutu. Audit diawali dengan pertemuan Tim Audit dengan Pengelola di Prodi yang tempat audit. Dalam pertemuan disampaikan hal-hal yang harus disiapkan oleh audete termasuk dokumen. Kemudian Auditor melakukan audit. Selesai melakukan audit maka tim auditor mengadakan pertemuan kembali dengan pengelola dan orang yang ditemui saat audit untuk melakukan klarifikasi temuan-temuan, setelah ada kesamaan persepsi tentang temuan tersebut kemudian auditor menanyakan audit waktu untuk dilakukan tindaklanjut hasil temuan tim auditor dan auditi menandatangani dokumen audit internal kesepakatan untuk koreksi dan tindak lanjut.

Hasil audit internal akan dibuat laporan dalam waktu 1-2 minggu setelah audit kepada Penanggungjawab audit internal yaitu Pusat Penjaminan Mutu untuk dilakukan verivikasi. Laporan audit Internal disampaikan kepada Direktur melalui Pusat Penjaminan Mutu Selanjutnya Merekap hasil audit internal untuk ditindaklanjuti sebagai masukan bahan rapat tinjauan manajemen yang di pimpin oleh Direktur. Temuan yang diperoleh pada setiap prodi berbeda-beda sehingga hasil temuan bermanfaat bagi prodi lainnya untuk memperbaiki sehingga pada audit berikutnya tidak ditemukan masalah yang sama.

Pelaksanaan audit mutu internal merupakan tanggungjawab Direktur melalui Pusat Penjaminan Mutu yang dipimpin oleh Kepala Pusat Penjaminan Mutu  yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan secara teknik dibawah pembinaan Wadir I.  Setiap program studi juga terdapat Penanggung Jawab Penjaminan Mutu Prodi yang bertanggungjawab dilaksanakannya sistem penjaminan mutu di  program studi masing-masing.